Registerbeskrivning för medlemmar och intressentgrupper

Den här Registerbeskrivningen (senare ”Beskrivningen”) informerar om hur Akavas Specialorganisationer AE ry samlar in, behandlar och överlåter personuppgifter i samband med skötseln av medlemsrelationer, medlemstjänster och webbplatsen samt i sin verksamhet med olika intressentgrupper. 


1. Registeransvarig

Enligt dataskyddslagen som ska tillämpas är Akavas Specialorganisationer (senare ”förbundet ", ”vi”, ”oss” eller ”vår”) registeransvarig. Akavas Specialorganisationer ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med den här Beskrivningen och tillämpliga dataskyddslagar.

 

Den registeransvariges kontaktuppgifter:

Akavas Specialorganisationer AE rf, adress

FO-nummer: 0281358-2

Adress Magistratsporten 4 A, 6:e vån, 00240 Helsingfors


För dataskyddet ansvarar:

Systemexpert Jarno Kinase

Magistratsporten 4 A, 6:e vån, 00240 Helsingfors

jarno.kinase(at)akavanerityisalat.fi


Dataskyddsansvarig:

OTK Arto Pirinen

tietosuojavastaava(at)akavanerityisalat.fi

 

2. Insamling av personuppgifter

Dina personuppgifter kan samlas in på olika sätt. I huvudsak samlar vi och behandlar personuppgifter som

  • du har överlåtit till oss när du har varit i kontakt med oss eller skött ärenden, t.ex. när du anslöt dig som medlem
  • som uppkommer på webbplatsen i samband med besök, t.ex. när du loggar in på medlemssidorna och
  • vi får från andra källor i den utsträckning den tillämpliga lagen tillåter det t.ex. Handelsregistret, Befolkningsdatasystemet, Företags- och samfundsdatasystemet eller Postis adressdatasystem och arbetsgivarna och Specialutbildades arbetslöshetskassa.  

Du är inte tvungen att ge oss dina personuppgifter men om du beslutar dig för att inte göra det kan vi kanske inte erbjuda dig våra tjänster.


Vi samlar och behandlar t.ex. följande personuppgiftsgrupper:


Personuppgifter:

efternamn, förnamn, tilltalsnamn, tidigare namn, personbeteckning, postningsadress, tilläggsadress, postnummer, postanstalt, hemtelefon, arbetstelefon, mobiltelefon, telefax (arbetet), e-post, modersmål, yrkesbeteckning, utbildning, personalrepresentantskap, kön 

 

Medlemskapsuppgifter:

datum för anslutande till förbundet, medlemsförening, datum för anslutande till medlemsförening, medlemsslag, datum då medlemsslaget börjar, medlemsnummer och medlemskap i arbetslöshetskassa, om du har anslutit dig som medlem i arbetslöshetskassan

 

Arbetsgivaruppgifter:

arbetsgivarens namn, FO-nummer, arbetsplatsens namn, datum då anställningen inleddes och avslutas, anställningssektor, avtalsbransch, position i anställningsförhållandet

 

Uppgifter om medlemsavgift:

redovisning av medlemsavgiften, datum då medlemsavgiften börjar och upphör, belopp, faktureringsuppgifter

 

Förtroendeuppdrag:

organisationsuppdrag i Akavas Specialorganisationer/medlemsförening, förtroendeuppdrag i Akavas Specialorganisationer/Akava och dess förhandlingsorganisationer dvs. De högre tjänstemännen YTN och i Förhandlingsorganisationen för offentliga sektorns utbildade FOSU.

 

Marknadsföringstillstånd och -förbud

utgående från ditt uttryckliga och specificerade samtycke

 

Skötseln av medlemskapet

medlemskontakter och korrespondens i anslutning till dem samt registreringar om den registrerades rättigheter

 

Uppgifter som samlas in i samband med användning av vår webbplats

När du använder vår webbplats samlar vi in uppgifter, t.ex. användarnamn, lösenord, uppgifter för identifiering, logguppgifter, kakor eller uppgifter som samlats med liknande teknologi (enhetskod och enhetstyp, operativsystem och inställningar för tillämpning) och andra uppgifter som bestäms från fall till fall utgående från ditt samtycke.


3. Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Vi samlar in och behandlar endast personuppgifter som vi behöver för att bedriva vår verksamhet och hantera medlemsrelationen.


Vi behandla dina personuppgifter i följande syften:


1. Hantering av medlemsrelationen, organisationsverksamhet, intressebevakning och utförande av medlemstjänster

Vi behandlar personuppgifter i första hand för att hantera medlemsrelationen, organisationsverksamhet, intressebevakning och för indrivning av medlemsavgifter.   Behandlingen av personuppgifter baserar sig på din och vår inbördes medlemsrelation (avtal).

Vi behandlar också medlemsuppgifter för medlemskap i Specialutbildades arbetslöshetskassa och arbetslöshetskassans förmåner om du har anslutit dig till kassan som medlem. 


2. Medlems- och intressentgruppskommunikation och marknadsföring

Vi kan kontakta dig för att informera dig om vår verksamhet, medlemsförmåner och för att erbjuda dig tjänster i anslutning till ditt medlemskap. Vi kan behandla dina personuppgifter även för undersökningar av intressebevakning och medlemstjänster samt andra undersökningar och medlemsenkäter. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på vårt berättigade intresse att erbjuda information som en del av tjänsten och för att marknadsföra våra andra tjänster till dig. Du har när som helst rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifterna för direktmarknadsföring (se under avsnitt 8 i den här Beskrivningen).


3. Utveckling av tjänsten, dataskydd och intern rapportering

Vi behandlar personuppgifter också för att se till dataskyddet i våra kundtjänster och på webbplatsen, förbättra medlemstjänstens och webbplatsens kvalitet och för att utveckla medlemstjänsterna. Utgående från personuppgifter kan vi också sammanställa interna rapporter för ledningen för ändamålsenlig ledning av vår verksamhet. I sådana fall baserar sig behandlingen av personuppgifterna på vårt berättigade intresse att säkerställa ett ändamålsenligt dataskydd för medlemstjänsterna och vår webbplats och få tillräckliga och ändamålsenliga uppgifter om utvecklingen av medlemstjänsterna och ledningen av vår verksamhet.


4. Iakttagande av lagar

Vi kan behandla dina personuppgifter för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter t.ex. i fråga om bokföring eller för att hantera begäran om information som grundar sig på lagen (t.ex. av skattemyndigheterna). 


5. Övriga syften som du har gett ditt samtycke till

Vi behandlar också dina personuppgifter för andra ändamål om du har gett ditt samtycke till en sådan behandling. 


4. Överföring och överlåtelse av personuppgifter

Vi kan överlåta personuppgifter till tredje parter:

  • inom den omfattningen som lagen tillåter eller kräver, t.ex. för att överlåta medlemsavgiftsuppgifter i elektroniskt format till skatteförvaltningen för beskattning
  • för att besvara en begäran om uppgifter som en behörig myndighet ställer eller överlåta information för en domstolsbehandling;
  • när våra samarbetspartner behandlar personer på vårt uppdrag och för vår räkning och i enlighet med våra anvisningar. Vi ser alltid till att dina personuppgifter behandlas sakligt:
  • till förhandlingsorganisationer och förtroendemän (YTN och FOSU) och till andra personalrepresentanter för identifiering av personer som ska representeras och för intressebevakning
  • när vi bedömer att en överlåtelse är nödvändig för att tillgodose våra rättigheter, skydda din eller andras säkerhet, undersöka missbruk eller för att besvara begäran av myndigheter;
  • med ditt samtycke till parter som samtycket berör, t.ex. våra samarbetspartner för att de ska kunna erbjuda dog medlemsförmåner;
  • till Specialutbildades arbetslöshetskassa om du har anslutit dig till kassan som medlem;
  • till aktörer som erbjuder försäkringsförmåner med stöd av försäkringsavtal: medlemsnummer, namn, adress, personbeteckning för att bekräfta din identitet vid behandling av en försäkringshändelse i anslutning till försäkringsskyddet som består på grund av ditt medlemskap;
  • till medlemsföreningarna  skickas varje månad i pappersformat uppgifter om anslutning/frånträde och vid årsskiftet skickas en lång medlemslista i pdf-format och som mikrofilm (arkivduglig) till medlemsföreningarna.

 

Uppgifter överlåts för direktmarknadsföring och elektronisk direktmarknadsföring endast med den registrerades skriftliga eller elektroniska samtycke som när som helst kan återkallas. 


5. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Vi överför inte våra medlemmars personuppgifter utanför EU eller EES.


6. Kakor

Vi använder cookies eller kakor och andra liknande teknologier på vår webbplats www.akavanerityisalat.fi. Kakorna är små textfiler som placeras i din enhet för att samla in och minnas nyttig information och som vi använder för att förbättra vår webbplats funktionsduglighet och användbarhet. Vi kan använda kakor och andra liknande teknologier även för statistiska ändamål som för att sammanställa statistik om användningen av vår webbplats för att vi ska förstå hur användarna använder webbplatsen och kunna förbättra användarupplevelsen.


Du kan förhindra att kakor installeras, begränsa användningen av dem eller avlägsna dem från din webbläsare. Eftersom kakorna gör att vår webbplats fungerar kan en begräsning av dem eventuellt påverka användbarheten av webbplatsen. Då fungerar inte webbplatsen nödvändigtvis utan störningar.


7. Förvaring av personuppgifter

Personuppgifter förvaras endast så länge som det är nödvändigt med tanke på de syften som fastställs i den här Beskrivningen.


Personuppgifterna förvaras så länge medlemsrelationen fortsätter. Personuppgifterna kan förvaras i nödvändig omfattning även efter att medlemskapet har avslutats i den omfattning som lagen tillåter eller kräver. Vi förvarar t.ex. vanligtvis de personuppgifter efter att medlemskapet avslutades som behövs för att besvara yrkanden eller talan i enlighet med bestämmelserna om preskribering. Vi kan t.ex. också förvara personuppgifter som behövs för att vi ska kunna iaktta ditt förbud om direktmarknadsföring.


Personuppgifterna avlägsnas när de inte längre behöver bevaras för att uppfylla krav i lagen eller tillgodose någondera parts rättigheter eller skyldigheter.


8. Dina rättigheter

Du kan granska och korrigera dina uppgifter i webbtjänsten för medlemmar. Om du har ytterligare frågor om den här Beskrivningen eller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta oss per e-post till den person som ansvarar för dataskyddet eller dataskyddsansvarig, adress under punkt 1. Registeransvarig 


Du kan också när som helst begära att dina personuppgifter rättas till, uppdateras eller avlägsnas. Observera emellertid att sådana personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla de användningssyften som fastställs i den här beskrivningen eller som lagen förutsätter att förvaras inte kan avlägsnas.


Du har rätt att motsätta dig eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter i den omfattning som tillämplig lag förutsätter.


Du har med stöd av tillämplig lag i vissa fall rätt att överföra personuppgifter som du har gett oss från ett system till ett annat, det vill säga rätt att får dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinellt läsbart format och överföra dem till en annan registeransvarig.


När vi behandlar dina personuppgifter utgående från ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Därefter behandlar vi inte dina personuppgifter om det inte finns en annan rättslig grund för behandlingen.


Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka en begäran till oss, till den person som ansvarar för datasäkerheten eller till den dataskyddsansvarige, adress under punkt 1. Registeransvarig.


Om du upplever att behandlingen av dina personuppgifter inte är ändamålsenlig har du rätt att vända dig till dataskyddsombudsmannen. Du hittar dataskyddsombudsmannens kontaktuppgifter på dataskyddsombudsmannens webbplats: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.


9. Dataskydd

Vi genomför ändamålsenliga åtgärder (inkl. fysiska, digitala och administrativa åtgärder) för att skydda dina personuppgifter från att försvinna, förstöras, missbrukas och mot olovligt intrång eller olovlig överlåtelse. Som exempel kan nämnas att endast personer som behöver tillträde till personuppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter har tillgång till dem. Inom ramen för sina uppgifter har tjänstemännen i förbundets medlemsföreningar och utsedda förtroendemän med personliga användarnamn och lösenord tillgång till personuppgifterna för sina föreningarnas personmedlemmar. 

 

Observera att inte ens de mest ändamålsenliga åtgärderna kan förhindra alla eventuella dataskyddskränkningar. Vi informerar dig i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskyddskränkningar i samband med personuppgifter.


10. Ändring av beskrivningen

Vi har rätt att göra ändringar i den här Beskrivningen. Vi meddelar om ändringar på vår webbplats www.akavanerityisalat.fi där du också hittar den senaste versionen av den här Beskrivningen.


11. Kontakta oss

Du kan fråga oss om den här Beskrivningen eller få noggrannare uppgifter om behandlingen av dina personuppgifter genom att kontakta oss per e-post till dataskyddsansvarig, adress under punkt 1. Registeransvarig 



Den här webbplatsen använder kakor (cookies) för statistik och sökfunktion.
Stänga

Kakor (”cookies”)

För att få den här webbplatsen att fungera ordentligt skickar vi ibland små filer till din dator. Dessa filer kallas kakor eller ”cookies”. De flesta större webbplatser gör på samma sätt.

1. Vad är kakor?

Kakorna är små textfiler som sparas på din dator, telefon eller surfplatta när du besöker webbplatsen. Kakorna hjälper webbplatsen att komma ihåg dina inställningar (t.ex. användarnamn, språk, textstorlek och andra förhandsval) under en viss tid. Tanken är att du inte ska behöva göra om inställningarna varje gång du går in på webbplatsen eller bläddrar mellan olika sidor.

2. Hur använder vi kakorna?

På flera av våra sidor används kakor för att komma ihåg dina inställningar (t.ex. användarnamn, språk, textstorlek och andra förhandsval.)

Vissa videoklipp på webbplatsen använder också kakor för att samla in anonym statistik om hur du hittade dit och vilka videoklipp du har sett.

Kakorna är inte helt nödvändiga för att webbplatsen ska fungera, men de gör det lättare för dig att söka information. Du kan ta bort eller blockera kakorna, men i så fall får du vara beredd på att webbplatsen inte fungerar optimalt.

Kakorna används inte för att identifiera dig som person och de insamlade uppgifterna står helt under vår kontroll. Kakorna används bara i de syften som nämns här.

3. Hur du kan kontrollera kakorna

Du kan kontrollera och radera kakor precis som du vill. Läs mer på aboutcookies.org. Du kan ta bort alla kakor som finns på din dator och du kan ställa in webbläsaren så att den inte tar emot några kakor. I så fall måste du eventuellt göra om vissa inställningar varje gång du går in på en webbplats och vissa tjänster och funktioner kanske inte fungerar.

Stänga