Tekoäly tuli tietotyöhön, mutta onko työtä onnistuttu tehostamaan? Ovatko kaikki aallonharjalla kehityksessä?

Tekoäly tarjoaa valtavia mahdollisuuksia tehostaa ja sujuvoittaa tietotyötä ja samalla edistää ja uudistaa tietotyöntekijöiden ammatillista osaamista. Tekoälyn avulla omia rutiinitöitä voi helpottaa ja nopeuttaa niin, että työaikaa säästyy ja saa enemmän aikaan. Tekoälyllä on siten potentiaalia tehdä tietotyöstä tekijöilleen mielekkäämpää, innostavampaa ja luovempaa, ja siten edistää työssä jaksamista ja hyvinvointia.

Kaikki eivät kuitenkaan ole ehtineet kehityksen kelkkaan mukaan, jos kiinnostus tai työaika ei riitä tekoälykokeiluihin. Osalla on vastarintaa ja pelkoa työn liiasta teknologisoitumisesta tai jopa katoamisesta automatisoinnin myötä. Pienemmissä yrityksissä tai kolmannella sektorilla resurssit eivät välttämättä riitä työn kehittämiseen, vaikka hyödyt olisivat selkeästi nähtävissä. Löytyy halua käyttää tekoälyä, mutta samaan aikaan tekoälylukutaito saattaa olla riittämätöntä ja organisaatioiden strategiat ja toimintatavat eivät kenties vielä keskustele tekoälyn kanssa samaa kieltä.

Riittääkö tekoälyosaaminen?

Tekoälyn hyödyntämisessä tarvittava osaaminen poikkeaa monen aiemman teknologisen sovelluksen vaatimasta osaamisesta siinä, että pelkkä koulutus ei juuri riitä, vaan tekoälyn käyttöä pitäisi kokeilla, testailla ja harjoitella arjessa. Tämä taas vaatii työaikaa. Toisaalta toimistojen tekoäly on matalalla kynnyksellä mahdollinen kaikille ja edistää siten yhdenvertaisuutta työpaikoilla.

Työpaikoilla on toimisto- ja hallintotöissä paljon osaavia ammattilaisia, joiden näkemyksiä ei aina kuulla, kun tekoälyä otetaan käyttöön ja kehitetään. Tällaisia tietotyön superosaajia ovat assistentit, koordinaattorit tai muut tukipalvelujen toimijat, jotka käyttävät päivittäin toimiston teknologioita ja auttavat ja tukevat usein muuta henkilöstöä niiden käytössä.

Tekoälyyn liittyvä kehittäminen nähdään usein vain it-asiantuntijoiden työnä, vaikka työn kehittämisessä tarvittaisiin generalistinäkemystä eli osaamista työstä, ymmärrystä ihmisten toimintatavoista ja työn kehittämisen mahdollisuuksien tunnistamista. Jotta toimistotyöntekijät voisivat tarttua tekoälyn mahdollisuuksiin ja kehittää aidosti organisaation tietotyötä, he tarvitsevat kannustusta, aikaa ja luvan kehittää työtä.

Tukitoimintojen rooli voi olla erityisen tärkeä tekoälyn mahdollisuuksien lunastamisessa, sillä sen lisäksi, että he voivat kehittää tietotyötä ja tiedonhallintaa tekoälyn aikakaudelle, he voivat myös tukea ja fasilitoida koko organisaation henkilöstön tekoälyn käyttöönottoa. Tekoälystä voidaan saada kattavammin hyötyä, jos eri ammattiryhmiä osallistetaan laajemmin kehittämiseen.

AI Act on uusi tekoälyyn liittyvä EU:n asettama tekoälysäädös: ” Asetuksen ydin on yksinkertainen. Europarlamentin tavoite on minimoida käyttäjille aiheutuvia haittoja, liittyivätpä ne terveyteen, turvallisuuteen, oikeuksiin tai ympäristöön. Siksi tekoälysovellukset arvioidaan jatkossa niiden käyttäjille aiheuttaman riskin perusteella. Riskitasoja on neljä, ja eri tason riskit tarkoittavat enemmän tai vähemmän sääntelyä. Usein riski on minimaalinen, mutta se pitää silti arvioida.” -Digia- Kuka tai ketkä ovat niitä resursseja, jotka voisivat vastata tekoälysäädöksen huomioimisesta ja jouhevasta käyttöönotosta? Tekoälysäädöksen täysimääräinen soveltaminen alkaa 2. elokuuta 2026, lukuun ottamatta joitakin poikkeuksia, kuten tiettyjä kieltoja. Tässä on työsarkaa jo normaaliksi arkiseksi aherrukseksi muodostuneen tekoälyn kehittämisen kyljessä. Tukitoimintojen rooli on säädöksen noudattamisessa ja huomioimisessa keskeinen.

Johdolta odotetaan aktiivisuutta

Tekoälyn hyödyt jäävät marginaalisiksi, jos kehittäminen jää yksilöiden tai jonkin kehittämisryhmän vastuulle. Johdon on tärkeä nähdä organisaation osaamisen ja kehittämisen potentiaali ja tarttua aktiivisti ja systemaattisesti työn kehittämiseen yhdessä henkilöstön kanssa. Johdolla on yksittäistä työntekijää enemmän kokonaisnäkemystä organisaation työstä, mutta harvemmin konkreettista näkemystä työn käytäntöjen kehittämisen mahdollisuuksista.
Työnantajat ja työntekijät olisi hyvä saada mukaan yhteiseen keskusteluun tekoälyn hyödyntämisestä ja kehittämisestä. On tärkeää, että johto ja esihenkilöt oli tunnistavat työntekijöiden osaamisen ja potentiaalin tekoälyn hyödyntämisessä, sillä tietotyön kehittämisessä jokaisen rooli on tärkeä.

Tekoälyn ja tekoälylukutaidon kehittämiseen tarvitaan aikaa ja henkilöresursseja. Ei ole riittävää olettaa, että työntekijät automaattisesti huomioivat tekoälysäädöksen rajoitukset tai pystyvät huomioimaan tekoälyn käyttöön liittyviä riskejä kokonaisvaltaisesti. Olisi äärimmäisen tärkeää luoda yhdessä johdon kanssa tekoälystrategia, jossa määritellään kaikki ne prosessit, joissa tekoälyä hyödynnetään ja kirjoitetaan auki tarkoituksenmukaisuus, riskitaso ja vastuut. Johdon pitää olla sitoutunut tekoälystrategiaan ja sen pitää osata sitouttaa työntekijät huomioimaan strategian toteutuminen. Tekoäly tarvitsee työkaverikseen ihmisiä ja ihmiset tarvitsevat työkavereikseen tekoälyä.

Tutkimuksesta tietoa ja ratkaisuja kehittää tietotyötä

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu toteuttaa Työsuojelurahaston tuella tutkimusta ”Tekoäly yhdenvertaisuuden edistäjänä”, jonka tavoitteena on löytää keinoja kehittää tekoälyn kestävää hyödyntämistä tietotyössä. Lue lisää. Hankkeen tuloksia ja tietotyötä kehittäviä ratkaisuja julkaistaan alkukesän 2025 aikana.