Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen tietosuojaseloste

 

Rekisterinpitäjä

Akavan Erityisalat AE ry

Y-tunnus: 0281358-2

 

Maistraatinportti 4 A

00240 Helsinki

puh. 0201 235 340

 

Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Järjestelmäasiantuntija

Kari Lapinlampi

puh. 0201 235 351

kari.lapinlampi(at)akavanerityisalat.fi

 

Rekisterin nimi

Akavan Erityisalojen jäsenrekisteri

 

Rekisterin pitämisen peruste

Akavan Erityisalat on ammatillisten yhdistysten työmarkkinakeskusjärjestö. Sen toiminta on määritelty sääntöjen 2 §:ssä. Liitto tarkoittaa ammattiyhdistystoimintaan liittyviä jäsenyhdistyksiä ja työttömyyskassaa.

 

Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset ovat

  • jäsenyyden hoitaminen
  • järjestötoiminta 
  • jäsenten edunvalvonta ja palvelujen tarjonta
  • jäsen- ja sidosryhmäviestintä
  • jäsenkyselyt ja –tutkimukset
  • jäsenmaksujen perintä   
  • Erityiskoulutettujen työttömyyskassan jäsenyys ja työttömyyskassaetuudet.

 

WWW-sivuilla henkilötietoja kerätään sähköisillä lomakkeilla ja tarvittavat tiedot esimerkiksi koulutusilmoittautumisista tallennetaan liiton toiminnanohjausjärjestelmään. Tietoja kerätään liiton ja jäsenen välisen jäsensuhteen hoitoon ja ylläpitoon.

 

Rekisterin tietosisältö

Akavan Erityisalojen jäsenyhdistykset ja jäsenyhdistysten jäsenet, henkilöstöedustajat sekä sidosryhmät, joille lähetetään säännöllisesti postia.

 

Henkilötiedot:

sukunimi, etunimet, kutsumanimi, edellinen nimi, henkilötunnus, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotipuhelin, työpuhelin, matkapuhelin fax (työ), sähköposti1, äidinkieli, ammattinimike, koulutus, henkilöstöedustukset, sukupuoli

 

Jäsenyystiedot:

liittoon liittymispvm, jäsenyhdistys, jäsenyhdistykseen liittymispvm, jäsenlaji, jäsenlajin alkupäivä

 

Työnantajatiedot:

työnantajan nimi, y-tunnus, työpaikan nimi, työsuhteen alku- ja loppupvm,  työsuhteen toimiala, sopimusala, asema työsuhteessa

 

Jäsenmaksutiedot:

jäsenmaksun tilittäjä, jäsenmaksun alku- ja loppupvm, summa

 

Luottamustehtävät:

järjestötehtävät Akavan Erityisaloissa/jäsenyhdistyksessä, luottamustehtävät Akavan Erityisaloissa/Akavassa 

 

Tehtäviensä puitteissa liiton jäsenyhdistysten toimihenkilöillä ja määritellyillä luottamushenkilöillä on pääsy yhdistyksensä henkilöjäsenten tietoihin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

 

Rekisterin tietolähteet

Jäsenyhdistyksen jäsen, työnantajat, Erityiskoulutettujen työttömyyskassa, Väestörekisteri, Posti,  jäsenyhdistykset.

 

Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta liiton ja sen toiminnan ulkopuolisiin tarkoituksiin. 

 

Akavan Erityisalat ilmoittaa verottajalle suoritetut jäsenmaksut sähköisessä muodossa.

 

Jäsenyhdistyksille toimitetaan paperimuodossa kuukausittain liittyneet/eronneet ja vuodenvaihteessa jäsenyhdistyksille toimitetaan pitkä jäsenluettelo pdf muodossa ja mikrofilmi –muodossa (arkistointikelpoinen).

 

Tietoja luovutetaan vakuutusedun tarjoajalle ja vakuutussopimuksen nojalla: jäsennumero, nimi, osoite, henkilötunnus. Luovutuksen perusteena on jäsenen antama suostumus. Tietoja luovutetaan paperitulosteina, teknisenä tallenteena sekä teknisen tietoliikenne/käyttöyhteyden avulla.

Osoitetiedot toimitetaan sähköisesti painotalolle liiton lehden postitusta varten.

 

Tietoja luovutetaan suoramarkkinointiin, jos henkilö ei ole luovutusta kieltänyt. Henkilötietolain 19 §:n 2 momentin mukaan henkilörekisteristä saa luovuttaa tietoja suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinointitutkimukseen tai näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa luovuttamista ja jos on ilmeistä, että rekisteröity tietää tällaisesta tietojen luovuttamisesta.   

 

Akavan Erityisalat ei siirrä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Rekisteröidyn kielto-oikeus

Jäsen voi ilmoittaa luovutus- tai käsittelykiellosta rekisteriä hoitavalle.  


Rekisterin suojaus

Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedot on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä.

 

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

 

Sähköisesti tallennetut tiedot 

Rekisteritietoihin on pääsy ja palvelimella olevia tietoja käyttävät tehtäviensä puitteissa Akavan Erityisalojen ja jäsenyhdistysten toimihenkilöt sekä jäsenyhdistysten määritellyt luottamushenkilöt henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

 

Rekisteritietoihin on pääsy vain valtuutetuilla Akavan Erityisalojen toimihenkilöillä. Palvelinhuone on lukittu ja kameravalvottu. Varmuuskopiot säilytetään maantieteellisesti erillisessä lukitussa tilassa.

Vuodenvaihteen jäsenluettelot mikrofilmataan. Mikrofilmit säilytetään Toimihenkilöarkistossa (alkuperäiset), IT-vastaavan palonkestävässä datakaapissa (ns. käyttökappaleet). Jäsenyhdistykset säilyttävät omat kappaleensa.

 

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot.  Rekisterin tietolähteet on todettu edellä, kohta Rekisterin tietolähteet.  Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista.

 

Tiedon korjaaminen

Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.


Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.


Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.


Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.