Sanna Passi kouluttaa aiheesta Kun kaikki tuntuu tärkeältä – miten työpäivään saa tilaa? tiistaina 24.11. klo 16-17.30. Haastattelimme Sannaa teemasta. Ilmoittaudu koulutukseen 24.11. klo 16 mennessä.

Koulutuksesi otsikko on ”Kun kaikki tuntuu tärkeältä – miten työpäivään saa tilaa?” Miksi tämä aihe on juuri nyt ajankohtainen?

Työelämän tahti on kova ja moni kokee kuormitusta. Kun työ kuormittaa ja aikaa tuntuu olevan liian vähän, on syytä pysähtyä oman työn äärelle, jotta kuormitus ei jatku loputtomiin.

Muutos alkaa huomaamisesta. Kun huomaa, mikä omassa työssä ja toimintatavoissa ylläpitää kiirettä, voi alkaa tehdä toisenlaisia valintoja ja muuttaa omaa työarkeaan oman vaikutusvaltansa puitteissa.

Kyse ei siis ole siitä, että pitäisi vain opetella tekemään enemmän ja nopeammin, vaan siitä, että oppii tunnistamaan, mitä omaan työpäivään kannattaa päästää ja mitä ei.

Miksi työpäivämme tuntuvat täyttyvän niin helposti?

Yleisesti ottaen työelämän tahti on kiihtynyt. Monilla työpaikoilla resurssit ovat vähissä, mikä näkyy intensiivisenä työtahtina ja kasvaneena työmääränä. Viestitulva eri kanavista on jatkuvaa, ja samalla on syntynyt odotus siitä, että viesteihin pitäisi vastata nopeasti. Työ voi olla sirpaleista silpputyötä, jossa asiasta toiseen siirtyminen vie huomiota, tai päivä voi täyttyä kokouksista niin, ettei varsinaiselle keskittymistä vaativalle työlle jää riittävästi aikaa.

Kiireen tunne ei kuitenkaan synny pelkästään työn määrästä. Siihen vaikuttaa myös se, miten suhtaudumme kaikkeen siihen, mitä pitäisi tehdä. Jos kaikki tuntuu yhtä tärkeältä ja jokaiseen pyyntöön pitäisi reagoida heti, oma työpäivä alkaa helposti määräytyä muiden tarpeiden mukaan. Silloin voi syntyä kokemus, että työpäivää ei oikeastaan itse johda, vaan päivä johtaa minua.

Mistä tunnistaa, että oma työpäivä on liian täynnä ja kuormitus alkaa kasvaa?

Yksi selkeä merkki on se, että työpäivästä puuttuu väljyyttä. Kalenteri on täynnä, tehtävälista kasvaa ja suunnitellut asiat jäävät jatkuvasti muiden kiireellisten asioiden jalkoihin. Tauot jäävät pitämättä tai niitä siirretään, koska tuntuu, ettei niihin ole aikaa.

Toinen merkki voi olla se, että työ kulkee mukana myös vapaa-ajalla. Jos illalla miettii tekemättömiä asioita, tarkistaa sähköposteja tai huomaa, ettei työpäivän jälkeen oikein pääse irti työasioista, työ alkaa helposti vallata tilaa myös vapaa-ajalta.

Kolmas merkki voi näkyä vapaa-ajalla: työpäivä vie niin paljon voimavaroja, ettei illalla enää jaksa tehdä niitä asioita, joista yleensä nauttii tai jotka palauttavat. Vapaa-aikaa kyllä on kalenterissa, mutta siitä ei välttämättä pysty nauttimaan samalla tavalla kuin haluaisi.

Näissä tilanteissa on hyvä pysähtyä kysymään, onko oma tapa tehdä työtä tällä hetkellä sellainen, joka mahdollistaa myös palautumisen ja itselle tärkeiden asioiden toteuttamisen elämässä.

Kun kaikki tuntuu tärkeältä, miten voi päättää, mitä oikeasti kannattaa tehdä ensin?

Kun kaikki tuntuu tärkeältä, ensimmäinen tehtävä on pysähtyä ja ottaa etäisyyttä omaan tehtävälistaan. Kaikkea ei voi tehdä yhtä aikaa, joten on päätettävä, mikä on oikeasti tärkeää juuri nyt.

Yksi konkreettinen apuväline tähän on Eisenhowerin matriisi, jossa tehtäviä tarkastellaan niiden kiireellisyyden ja tärkeyden kautta. Sen avulla voi huomata, että kaikki kiireellinen ei ole tärkeää – ja kaikki tärkeä ei ole kiireellistä. Se auttaa myös näkemään, mitä voi siirtää, delegoida tai jättää tekemättä.

Matriisin tarkoitus ei kuitenkaan ole tehdä vielä yhtä listaa lisää, vaan auttaa näkemään omaa työtä vähän kauempaa. Itse lähtisin aina myös työn tavoitteista: Mitä minun oikeasti pitäisi saada aikaan? Mikä vie näitä tavoitteita eteenpäin?
Priorisointi ei siis ole vain päätös siitä, mitä teen. Se on yhtä lailla päätös siitä, mitä en tee juuri nyt.

Kuinka paljon työhyvinvointi ja kiireen hallinta ovat yksilön vastuulla ja kuinka paljon kyse on työpaikan rakenteista ja kulttuurista?

Tämä ei ole joko–tai-kysymys. Sekä yksilöllä että työpaikalla on vastuuta, mutta yksilö ei voi ratkaista rakenteellisia ongelmia yksin.

Työntekijän on hyvä olla tietoinen omista tavoistaan tehdä töitä ja pyrkiä vaikuttamaan niihin. Toisaalta jos tavoitteet ovat epäselvät, resursseja on liian vähän, työmäärä on jatkuvasti kohtuuton tai organisaation kulttuuri palkitsee jatkuvasta tavoitettavuudesta, yksilön mahdollisuudet vaikuttaa ovat rajalliset.

Toisaalta yksilöllä on usein enemmän vaikutusmahdollisuuksia kuin hän siinä kiireen keskellä huomaa. Voi tarkastella omia rajoja, priorisointia, viestintää ja sitä, mihin omaa huomiota käyttää. Voi myös ottaa puheeksi sen, jos työn tavoitteet tai odotukset ovat epäselviä.

En halua sysätä vastuuta kiireestä yksilölle. Haluan ennemmin auttaa ihmistä tunnistamaan, mihin hän voi vaikuttaa ja mihin ei. Se itsessään voi tuoda yllättävän paljon selkeyttä.

Mitä konkreettisia keinoja suosittelet siihen, että työpäivään saisi enemmän väljyyttä ja palautumisen hetkiä?

Katso ensin omaa työpäivää ja kysy: mihin aikani tällä hetkellä oikeasti menee? Mitkä asiat keskeyttävät? Mitkä tehtävät vievät enemmän aikaa kuin niiden pitäisi? Missä kohtaa teen työtä, jota minun ei oikeastaan tarvitsisi tehdä?

Sen jälkeen voi tehdä pieniä rajauksia. Esimerkiksi sähköpostille ja viesteille voi määrittää omat hetkensä sen sijaan, että ne ovat koko ajan auki. Päivään voi jättää tarkoituksella tyhjää tilaa. Kokouksia voi tarkastella kriittisesti. Myös työpäivän loppuun voi rakentaa selkeän lopetuksen, jotta työ ei jatku mielessä iltaan.

Väljyyttä ei kuitenkaan synny vain lisäämällä palautumista, vaan myös vähentämällä sitä, mikä vie turhaan aikaa ja huomiota.

Mitä toivoisit koulutukseen osallistuvan muuttavan omassa työarjessaan?

Toivoisin, että hän pysähtyisi ennen seuraavaa automaattista kyllä-vastausta. Kun joku pyytää jotain, ei välttämättä tarvitse vastata heti kyllä tai ei. Voi kysyä itseltään: Onko tämä minun tehtäväni? Onko tämä juuri nyt tärkeää? Jos otan tämän, mistä silloin luovun?

Se on pieni muutos, mutta sillä voi olla iso merkitys. Se siirtää ihmistä pois automaattisesta reagoinnista kohti tietoisempaa toimintaa.